12 funciones de WhatsApp Business que debes conocer (2025): Guía Completa de WhatsApp Business para empresas

Guía de WhatsApp Business: qué es, funciones y estrategias

¿Qué hacer cuando dice que esta cuenta no puede usar WhatsApp Business?

Este artículo explora 12 funciones esenciales de WhatsApp Business, desde la creación de perfiles verificados hasta pagos integrados y catálogos digitales. Ideal para emprendedores y empresas que buscan mejorar su comunicación y ventas. Ya sea que estés gestionando un pequeño negocio local o una gran corporación, esta plataforma ofrece funcionalidades avanzadas que mejoran la experiencia del cliente y optimizan tus ventas.

Desde perfiles empresariales verificados hasta pagos integrados, WhatsApp Business está revolucionando la forma en que las marcas interactúan con sus clientes. Si aún no aprovechas al máximo esta herramienta, aquí te presentamos 12 funciones clave que debes conocer.

1. Perfil de Negocio: Tu Identidad Digital en WhatsApp

Uno de los primeros pasos para optimizar tu WhatsApp Business es configurar un perfil profesional. Este incluye información clave como:

• Descripción de tu negocio
• Dirección física (si aplica)
• Correo electrónico
• Sitio web

Además, puedes verificar tu cuenta con el sello de «Cuenta Empresarial Verificada», lo que aumenta la confianza de tus clientes.

🔹 Cómo configurarlo:

• Ve a Ajustes > Configuración de negocio > Perfil.
• Completa todos los campos y sube un logo profesional.

2. Respuestas Rápidas: Ahorra Tiempo en Mensajes Frecuentes

¿Cansado de responder las mismas preguntas una y otra vez? Las respuestas rápidas te permiten guardar mensajes predefinidos para agilizar la comunicación.

🔹 Ejemplo de uso:

• /horarios → «Nuestro horario es de Lunes a Viernes, 9 AM – 6 PM.»
• /precios → «Puedes consultar nuestros precios en el catálogo adjunto.»

Simplemente escribe / en el chat y selecciona la respuesta guardada.

3. Mensaje de Bienvenida Automático: La Primera Impresión Cuenta

Un mensaje de bienvenida automático saluda a los nuevos clientes y les da información relevante desde el primer contacto. Puedes personalizarlo para que se active:

• Cuando un usuario te escribe por primera vez.
• Después de 14 días de inactividad.

🔹 Configuración:

• Ajustes > Mensaje de bienvenida > Activar.

4. Mensaje Fuera de Horario: Nunca Dejes a un Cliente sin Respuesta

Si un cliente te escribe fuera de tu horario laboral, un mensaje automático de ausencia le informará cuándo podrás responder.

🔹 Opciones de programación:

• Siempre activo (si no trabajas los fines de semana).
• Horario personalizado.

5. Etiquetas de Contactos: Organiza tus Conversaciones

¿Tienes muchos clientes y no sabes cómo gestionarlos? Las etiquetas de contactos te permiten clasificarlos por categorías:

• «Nuevos clientes»
• «Pedidos pendientes»
• «Clientes frecuentes»

🔹 Cómo usarlo:

• Abre un chat > Menú > «Añadir etiqueta».

6. Estadísticas de Mensajes: Mide tu Desempeño

WhatsApp Business te permite ver métricas clave como:

✔ Mensajes enviados
✔ Mensajes entregados
✔ Mensajes leídos

Esto te ayuda a evaluar la efectividad de tu comunicación.

🔹 Dónde encontrarlo:

• Ajustes > Estadísticas.

7. Catálogos y Colecciones: Tu Tienda en WhatsApp

Los catálogos digitales permiten mostrar tus productos directamente en WhatsApp, sin necesidad de redirigir al cliente a una página web.

🔹 Beneficios:

• Fotos, precios y descripciones en un solo lugar.
• Colecciones para agrupar productos por categorías (ej: «Ofertas», «Novedades»).

🔹 Cómo crearlo:

1. Ve a «Herramientas de negocio» > Catálogo.
2. Añade productos y organízalos en colecciones.

8. Mensajes Interactivos: Botones que Facilitan la Comunicación

Los mensajes con botones mejoran la experiencia del usuario al ofrecer opciones predefinidas:

• Botones de acción (ej: «Ver catálogo», «Hablar con un agente»).
• Respuestas rápidas (ej: «Sí», «No», «Más información»).

🔹 Ejemplo práctico:
Un restaurante puede enviar:
«¿Desea reservar una mesa?»
Sí  – No

9. Integración con Facebook Shops: Vende en Varias Plataformas

Si tienes una tienda en Facebook o Instagram, puedes vincularla con WhatsApp Business para que los clientes te contacten directamente.

🔹 Pasos para conectar:

1. Ve a Facebook Commerce Manager.
2. Añade tu número de WhatsApp Business.
3. Configúralo como método de contacto principal.

10. WhatsApp Payments: Cobra sin Salir del Chat

En países como India y Brasil, WhatsApp permite pagos integrados mediante:

• Facebook Pay
• UPI (India)
• Novi (Billetera digital de Meta)

🔹 Ventajas:

• Transacciones rápidas y seguras.
• Sin necesidad de redireccionar a otra plataforma.

11. Directorio de Negocios: Encuentra Clientes en tu Zona

Disponible actualmente en Brasil, el Directorio de WhatsApp Business ayuda a los usuarios a encontrar negocios locales en un mapa integrado.

🔹 Requisitos:

• Tener un CNPJ (Registro fiscal brasileño).
• Estar ubicado en una zona cubierta.

12. Códigos QR y Enlaces Directos: Atrae Más Clientes

Puedes generar un código QR o enlace personalizado para que los clientes te contacten fácilmente.

🔹 Cómo crearlos:

• Ajustes > Enlace directo.
• Comparte el QR en redes sociales o tu tienda física.

Preguntas Frecuentes cómo usar WhatsApp Business para el servicio al cliente

¿Qué diferencia hay entre el WhatsApp normal y el WhatsApp Business?

Funciones Básicas

1. ¿WhatsApp es gratis?
   Sí, pero requiere internet (Wi-Fi o datos móviles).
2. ¿Cómo cambio mi número en WhatsApp?
   Ve a Ajustes > Cuenta > Cambiar número.
3. ¿Cómo oculto mi «última conexión»?
   Ajustes > Privacidad > Última vez > Selecciona quién puede verla.
4. ¿Cómo desactivo los dobles check azules?
   No se puede desactivar, pero puedes silenciar notificaciones de lectura.
5. ¿Cómo bloqueo a un contacto?
   Abre el chat > Menú > Más > Bloquear.
6. ¿Cómo elimino un mensaje enviado?
   Mantén presionado el mensaje > Eliminar > «Eliminar para todos» (hasta 2 días después).
7. ¿Cómo uso WhatsApp en la computadora?
   Descarga WhatsApp Web o la app de escritorio y escanea el código QR.
8. ¿Cómo cambio mi foto de perfil?
   Ajustes > Foto de perfil > Sube una imagen nueva.
9. ¿Cómo hago una copia de seguridad?
   Ajustes > Chats > Copia de seguridad > «Hacer copia ahora».
10. ¿Cómo recupero chats eliminados?
    Si tienes copia de seguridad, reinstala WhatsApp y restáurala.

Grupos y Llamadas

11. ¿Cómo creo un grupo?
    Chats > Nueva conversación > Nuevo grupo.
12. ¿Cómo salgo de un grupo?
    Abre el grupo > Menú > Salir del grupo.
13. ¿Cómo cambio el nombre de un grupo?
    Solo administradores pueden hacerlo: Grupo > Info > Editar nombre.
14. ¿Cómo añado a alguien a un grupo?
    Grupo > Info > Añadir participantes.
15. ¿Cómo hago una llamada grupal?
    Abre un chat individual o grupo > Toca el ícono de llamada > «Llamada grupal».
16. ¿Cómo grabo llamadas en WhatsApp?
    No es posible, viola sus políticas de privacidad.
17. ¿Cómo oculto mi estado a alguien?
    Ajustes > Privacidad > Estados > Personalizar.

Problemas Técnicos

18. ¿Por qué no me llegan mensajes?
    Revisa tu conexión a internet o reinicia la app.
19. ¿Cómo soluciono «WhatsApp se detuvo»?
    Actualiza la app o reinstálala.
20. ¿Por qué no puedo enviar fotos?
    Verifica el almacenamiento o permisos de la app.
21. ¿Cómo arreglo el error «Verificando número»?
    Espera unos minutos o verifica la señal de tu SIM.
22. ¿Qué hago si me roban el teléfono?
    Bloquea tu número con tu operador y usa WhatsApp Web para cerrar sesión.
23. ¿Cómo recupero mi cuenta sin número?
    Necesitas acceso al número asociado o al correo de recuperación.
24. ¿Por qué no me deja escanear el QR de WhatsApp Web?
    Asegúrate de que la cámara funcione y la app esté actualizada.

WhatsApp Business

25. ¿WhatsApp Business es diferente al normal?
    Sí, tiene herramientas para empresas (catálogos, mensajes automáticos, etc.).
26. ¿Puedo usar el mismo número en WhatsApp y WhatsApp Business?
    No, debes elegir uno u otro.
27. ¿Cómo verifico mi negocio en WhatsApp?
    WhatsApp lo hace automáticamente para cuentas empresariales reconocidas.
28. ¿Cómo creo un catálogo en WhatsApp Business?
    Ve a Herramientas de negocio > Catálogo > Añadir productos.
29. ¿Puedo programar mensajes en WhatsApp Business?
    No directamente, pero puedes usar mensajes automáticos (fuera de horario).
30. ¿Cómo activo respuestas rápidas?
    Ajustes > Respuestas rápidas > Crea frases con comandos (ej: /horario).

Privacidad y Seguridad

31. ¿Cómo protejo mi cuenta con huella digital?
    Ajustes > Privacidad > Bloqueo con huella (solo en algunos dispositivos).
32. ¿WhatsApp lee mis mensajes?
    No, los mensajes están cifrados de extremo a extremo.
33. ¿Cómo evito que me agreguen a grupos sin permiso?
    Ajustes > Privacidad > Grupos > «Mis contactos» o «Mis contactos excepto…».
34. ¿Cómo denuncio un número en WhatsApp?
    Abre el chat > Menú > Más > Denunciar.
35. ¿Qué es la verificación en dos pasos?
    Un PIN que evita que alguien más active tu cuenta. Configúralo en Ajustes > Cuenta.

Multimedia y Archivos

36. ¿Cómo envío un archivo PDF?
    Toca el clip > Documento > Selecciona el archivo.
37. ¿Por qué se ven borrosas las fotos?
    WhatsApp comprime las imágenes. Usa «Documento» para enviarlas en alta calidad.
38. ¿Cómo guardo todos los videos que me envían?
    Ve a Ajustes > Chats > Guardar automáticamente.
39. ¿Cómo recupero fotos eliminadas?
    Revisa la carpeta «WhatsApp Images» en tu galería o la papelera de reciclaje.
40. ¿Cuál es el tamaño máximo para videos?
    Hasta 16 MB en Android y 64 MB en iPhone (varía por país).

Estados y Notificaciones

41. ¿Cómo veo un estado sin que sepan?
    No es posible, el emisor siempre ve las vistas.
42. ¿Cómo pongo música en mi estado?
    Agrega una canción desde Spotify o Apple Music antes de grabarlo.
43. ¿Cómo silencio un grupo para siempre?
    Abre el grupo > Silenciar > «Silenciar siempre».
44. ¿Cómo cambio el tono de notificación?
    Ajustes > Notificaciones > Tono de notificación.
45. ¿Cómo oculto notificaciones en pantalla?
    Ajustes > Notificaciones > Ocultar contenido en pantalla bloqueada.

Mensajes y Chats

46. ¿Cómo busco un mensaje antiguo?
    Abre el chat > Toca la lupa (🔍) y escribe una palabra clave.
47. ¿Cómo envío un mensaje temporal?
    Activa mensajes efímeros en ajustes de privacidad (desaparecen en 24 horas).
48. ¿Cómo fijo un chat en la parte superior?
    Mantén presionado el chat > Toca el ícono de alfiler 📌.
49. ¿Cómo envío un mensaje sin guardar el número?
    Usa un enlace directo: https://wa.me/[número].
50. ¿Cómo recupero un chat archivado?
    Desliza hacia abajo en la lista de chats > «Archivados».

Pagos y Negocios

51. ¿Dónde está disponible WhatsApp Pay?
    India, Brasil (personal) y algunos usuarios en EE.UU.
52. ¿Cómo activo pagos en WhatsApp Business?
    Solo disponible en India: vincula una cuenta UPI en Ajustes > Pagos.
53. ¿Cómo integro WhatsApp con Instagram?
    Ve a tu perfil de Instagram > Editar perfil > Contacto > Añade tu número de WhatsApp Business.
54. ¿Qué es un mensaje interactivo en WhatsApp Business?
    Mensajes con botones para respuestas rápidas o redireccionar a una web.
55. ¿Cómo contacto a WhatsApp si tengo un problema?
    Ve a Ajustes > Ayuda > Contactarnos.

Conclusión:

WhatsApp Business es Imprescindible para tu Empresa

WhatsApp Business no es solo una aplicación de mensajería, sino una herramienta de ventas y atención al cliente poderosa. Desde automatizar respuestas hasta recibir pagos, sus funciones están diseñadas para ahorrar tiempo y aumentar las conversiones.

Si aún no lo usas, ¡es momento de empezar! Configura tu perfil, explora estas funciones y lleva tu negocio al siguiente nivel.